Il software di videoconferenza è la pietra angolare di qualsiasi team di successo e produttivo. Gli strumenti di videoconferenza, come Zoom, consentono alle persone di incontrarsi e lavorare insieme in modo produttivo “faccia a faccia” quando non è possibile incontrarsi di persona. Questo rende la riunione in remoto molto più umana, fondamentale per aiutare gli utenti a sentirsi e rimanere connessi.
Quest’anno il numero di utenti di Zoom è cresciuto rapidamente attorno alle preoccupazioni per il coronavirus (COVID-19). Si stima che la società abbia aggiunto 2,22 milioni di utenti attivi mensili finora nel 2020, mentre in tutto il 2019 ha aggiunto 1,99 milioni di utenti.
In questo post del blog, approfondiremo i dettagli di Zoom e tutto ciò che devi sapere su abbonamento, informazioni preliminari e suggerimenti professionali per ottenere il massimo dalla tua esperienza Zoom.
Che cos’è Zoom?
Zoom è una piattaforma di videoconferenza basata su cloud che può essere utilizzata per riunioni di videoconferenza, conferenze audio, webinar, registrazioni di riunioni e chat dal vivo. Secondo molte ricerche, Zoom è la soluzione di videoconferenza più popolare per le aziende con almeno 500 dipendenti e la seconda soluzione più popolare per le aziende con oltre 500 dipendenti, dopo Skype for Business. Secondo la presentazione S-1 di Zoom all’inizio del 2019, oltre la metà delle aziende Fortune 500 utilizza Zoom.
Quindi, esaminiamo i casi d’uso Zoom più comuni in un tipico ambiente di lavoro: Zoom Meetings e Zoom Rooms.
Zoom Meeting
Che cos’è una riunione Zoom? Le riunioni di Zoom sono il fondamento di Zoom e il termine si riferisce alle riunioni di videoconferenza che utilizzano la piattaforma che consente ai partecipanti alle riunioni remote e situate di comunicare senza attriti. Dal momento che non è necessario disporre di un account Zoom per partecipare a riunioni Zoom, è anche possibile incontrare clienti o condurre colloqui di lavoro con candidati remoti.
Una “riunione Zoom” si riferisce semplicemente a una riunione ospitata tramite Zoom e i partecipanti possono partecipare alla riunione di persona, tramite webcam o videocamera per videoconferenza o tramite telefono.
Zoom Room
Una sala Zoom è la configurazione hardware fisica che consente alle aziende di avviare Zoom Meetings dalle loro sale conferenze. Le sale Zoom sono un sistema hardware di videoconferenza definito da software per una sala conferenze che consente agli utenti di pianificare, avviare ed eseguire Zoom Meetings con la semplice pressione di un pulsante. Le sale Zoom richiedono un abbonamento aggiuntivo oltre a un abbonamento Zoom e sono la soluzione ideale per le aziende più grandi con molti dipendenti che tengono riunioni Zoom su base regolare.
Per impostare una sala Zoom, è necessario:
- Un computer per sincronizzare ed eseguire Zoom Meetings
- Un tablet per i partecipanti per avviare le riunioni di Zoom
- Un microfono, una fotocamera e un altoparlante
- 1 o 2 monitor HDTV per visualizzare i partecipanti alla riunione remota e la condivisione dello schermo o della presentazione
- Un cavo HDMI per condividere gli schermi dei computer sul display della TV e un cavo Internet per cablare la connessione
Ora che comprendiamo cos’è Zoom e i termini chiave per usarlo, passiamo attraverso i passaggi per impostare con Zoom.
Come iniziare a utilizzare Zoom
1. Scegli il piano giusto per la tua squadra.
Zoom offre quattro distinti livelli di prezzo per l’abbonamento aziendale (escluso un abbonamento Zoom Room).
1. Zoom gratuito: questa è l’opzione migliore se stai provando Zoom, o se lavori da solo o con solo una o due altre persone nella stessa posizione e fai il peso della pianificazione e del coordinamento della riunione. Con la versione gratuita di Zoom, gli utenti possono tenere un numero illimitato di riunioni, ma le riunioni di gruppo con più partecipanti hanno un limite di 40 minuti e la riunione non può essere registrata.
2. Zoom Pro: questa è l’opzione migliore se stai usando Zoom con un piccolo team con almeno un membro che lavora in remoto a tempo pieno o part-time in modo da poter collaborare in modo efficace, indipendentemente da dove si svolge la riunione. Zoom Pro costa $ 14,99 / mese / meeting host e questo livello consente agli host di creare ID meeting personali per riunioni Zoom ricorrenti, consente la registrazione delle riunioni sul cloud o sui dispositivi degli utenti e limita la durata delle riunioni del gruppo a 24 ore.
3. Zoom Business: Zoom Business è più adatto alle piccole e medie imprese con più team che programmano regolarmente riunioni Zoom. Questo livello costa $ 19,99 / mese / meeting host e offre funzionalità interessanti per le aziende per marchiare le riunioni Zoom con URL vanity e branding aziendale, supporto clienti dedicato e trascrizioni delle riunioni Zoom registrate nel cloud.
4. Zoom Enterprise: per le aziende con 1.000 o più dipendenti, questo livello di Zoom offre spazio di archiviazione cloud illimitato per le registrazioni, un responsabile dedicato al successo dei clienti e sconti su webinar e Zoom Room. Questo livello di Zoom costa $ 19,99 / mese / meeting host.
Inoltre, se si desidera impostare Zoom Rooms, è possibile registrarsi per una versione di prova gratuita di 30 giorni, dopodiché Zoom Rooms richiede un abbonamento aggiuntivo di $ 49 / mese / camera e i webinar video che utilizzano Zoom costano $ 40 / mese / host.
2. Scarica Zoom.
Dopo aver selezionato il piano Zoom che desideri iniziare a utilizzare, puoi registrarti e scaricare Zoom sul tuo computer per iniziare a utilizzarlo. Gli utenti possono iscriversi utilizzando la loro e-mail di lavoro se si registrano per un singolo account gratuito o se l’amministratore di sistema sta registrando un account Pro, Business o Enterprise, sarai invitato a registrarsi per Zoom come uno degli host della tua azienda.
Se stai configurando una Zoom Room , dovrai anche scaricare “Zoom Rooms for Conference Room” sul computer in camera e “Zoom Room Controller” per il tablet nella sala riunioni.
3. Sincronizza Zoom sul calendario.
Successivamente, ti consigliamo di sincronizzare Zoom sul tuo calendario in modo da poter pianificare le riunioni Zoom che appaiono sul tuo calendario, o così puoi facilmente aggiungere un link Zoom Meeting agli eventi sul tuo calendario in modo che i partecipanti remoti possano unirsi.
A tale scopo, quando accedi a Zoom, seleziona “Impostazioni”, quindi “Riunioni”, quindi “Calendari sincronizzati”. Quindi, attiva “Sincronizza riunioni Zoom da calendari” e tocca per selezionare i calendari che desideri sincronizzare con Zoom. In questo modo, puoi sincronizzare i calendari con Zoom in entrambe le direzioni, in modo che il tuo client di calendario offrirà un’opzione per aggiungere un link Zoom e il tuo calendario mostrerà Zoom Meetings programmati nell’app Zoom.
Se la tua azienda configura le sale Zoom, puoi sincronizzare quelle sale con il calendario condiviso della tua azienda in modo che i dipendenti possano vedere quali sale riunioni sono disponibili quando vanno a prenotare. Le sale zoom possono anche essere configurate per visualizzare le riunioni imminenti in modo che i dipendenti siano consapevoli di quando devono iniziare a concludere la riunione o quando possono sedersi in una riunione di riconsegna.
4. Pianifica una riunione utilizzando Zoom.
Ora sei pronto per iniziare a utilizzare Zoom. Puoi pianificare una riunione utilizzando Zoom utilizzando il tuo client di calendario (come spiegato e mostrato sopra) oppure puoi pianificare una riunione tramite l’app Zoom. Per fare ciò, puoi iniziare una nuova riunione nel momento facendo clic su “Nuova riunione” o facendo clic su “Pianifica riunione” per prenotare una riunione Zoom per il futuro:
Quindi, puoi modificare i dettagli della riunione, ad esempio puoi pianificare una riunione ricorrente, impostare una password della riunione e scegliere il calendario che desideri sincronizzare.
Una volta che partecipi a una riunione Zoom, puoi utilizzare funzioni come l’attivazione e la disattivazione delle impostazioni di video e microfono, invitare altri partecipanti alla riunione, chattare con altri partecipanti alla riunione, registrare la riunione e condividere lo schermo.