Se sei un utente esperto di Google Documenti, c’è una funzione che devi davvero iniziare a utilizzare, una che potrebbe aiutarti in modi che non avresti mai immaginato possibile.
Questa funzione è chiamata Cronologia delle versioni. Ciò che questo strumento fa è tenere un registro di ogni versione di un file che è stato salvato nel tuo account cloud di Google Docs.
Cosa può fare questa funzione per te? Ad esempio, supponi di aprire un documento molto importante su cui hai lavorato e, per qualsiasi motivo, tutto è andato storto. O la formattazione viene persa, i dati sono andati o tutto è confuso. È un’occasione rara che ciò accada, ma se stai collaborando a un documento con un’altra persona, non hai più il controllo al 100% di ciò che accade a quel documento, il che significa che le cose possono succedere.
Se dovesse verificarsi una simile tragedia, non tutto è perduto. È possibile passare allo strumento di controllo delle versioni e tornare a un’iterazione precedente del file. Questo strumento è gratuito con il tuo account Google e non richiede l’installazione di componenti aggiuntivi di terze parti. È anche incredibilmente facile da usare.
Vediamo come funziona.
Come accedere alla cronologia delle versioni di Google Documenti
La prima cosa da fare è aprire un documento in Google Docs. Una volta aperto il documento, fare clic su File | Cronologia delle versioni | Vedere la cronologia delle versioni. Questo cambierà l’interfaccia di Doc dalla finestra di modifica standard alla cronologia delle versioni, che è chiaramente indicata dalla barra laterale destra della cronologia delle versioni.
Come puoi vedere, in cima alla mia lista, ho una versione con nome. Per impostazione predefinita, tutte le versioni vengono denominate con un timestamp. Va bene se vuoi solo ripristinare una versione di un documento tramite timestamp. Per fare ciò, fai semplicemente clic sulla data che desideri utilizzare e quella versione si aprirà. Non preoccuparti, aprendo una versione precedente non perdi le versioni successive. Quando fai clic su una versione, la stai solo visualizzando, quindi non è aperta per la modifica.
Se si individua la versione del file che si desidera ripristinare, fare clic su Ripristina questa versione.
Dopo aver fatto clic sul pulsante Ripristina, ti verrà chiesto di accettare il ripristino. Una volta fatto, tornerai nella finestra di modifica standard di Google Documenti, dove potrai tornare al lavoro. Quando ripristini una versione precedente, non perdi tutte le versioni dopo quella data e ora; la versione appena ripristinata diventa solo la più recente nella storia.
Questo può creare confusione. Come risolvi un problema del genere?
Come nominare una versione
Una cosa che ho scoperto che aiuta enormemente, specialmente nei documenti più lunghi, è dare un nome alle mie versioni. Ad esempio, puoi nominare versioni con pietre miliari (come capitoli, punti della trama, collaboratori, modifiche specifiche, ecc.). Esistono due modi per nominare una versione, il più semplice può essere eseguito dalla finestra di modifica di Google Documenti. Mentre si lavora su un documento, fare clic su File | Cronologia delle versioni | Nome versione corrente. Nel popup risultante, assegna un nome alla versione e fai clic su Salva.
Il metodo successivo per nominare una versione è dalla finestra Cronologia versioni. Nella barra laterale della versione, individuare la versione a cui si desidera assegnare un nome, fare clic sul pulsante del menu associato (tre punti verticali) e fare clic su Assegna un nome a questa versione dal menu a discesa.
Assegnare un nome a una versione di un documento Google semplifica notevolmente l’individuazione della versione desiderata. A tal fine, ti consiglio vivamente di iniziare a utilizzare la funzione di denominazione, anche se solo per rendere la tua vita un po ‘più efficiente con lo strumento Cronologia versioni.
E questo è tutto ciò che serve per utilizzare la cronologia delle versioni di Google Documenti. Questo è uno strumento molto facile da usare ed è uno che può davvero salvare la tua pelle, se le cose dovessero andare storte con un documento. Questo strumento mi è stato molto utile in numerose occasioni nel corso degli anni. Rendilo parte del tuo flusso di lavoro di Google Documenti. Forse non ne avrai bisogno, ma se lo fai, sarai molto contento che sia lì.