Nascondi la cronologia delle versioni di un documento di Google Documenti
Sfortunatamente, non è possibile nascondere completamente la cronologia delle versioni ad altri editor di documenti o collaboratori senza prima fare una copia del file. Se desideri limitare l’accesso alla cronologia delle versioni senza farlo, tuttavia, dovrai limitare l’accesso alla modalità di sola visualizzazione.
Gli utenti con accesso di sola visualizzazione a un documento di Google Documenti possono visualizzare la copia corrente, ma non possono vedere la cronologia delle versioni o annullare le modifiche. Per passare al documento in modalità di sola visualizzazione, apri il documento e fai clic sul pulsante “Condividi” nell’angolo in alto a destra.
Nella finestra delle impostazioni di condivisione, invita un altro utente a visualizzare il tuo file digitando il suo indirizzo email nella casella “Aggiungi persone e gruppi”.
Una volta inserito l’indirizzo e-mail, la casella delle opzioni di condivisione si aggiornerà.
Selezionare “Visualizzatore” dal menu a discesa, digitare un messaggio da aggiungere all’invito (inviato tramite e-mail per avvisare l’utente) nella casella “Messaggio“, quindi selezionare “Invia” per inviare l’invito.
In alternativa, fai clic sull’opzione “Cambia a chiunque abbia il collegamento”. Ciò consentirà a chiunque disponga dell’URL del documento di accedere al documento.
Per garantire l’accesso in sola visualizzazione, seleziona “Visualizzatore” dal menu a discesa. Per copiare il collegamento negli appunti, selezionare l’opzione “Copia collegamento”.
Fare clic su “Fine” per salvare le nuove impostazioni.
Con l’accesso di sola visualizzazione abilitato, chiunque abbia il collegamento al documento (o un invito diretto a visualizzare il documento) sarà in grado di visualizzare il contenuto del file, ma non sarà in grado di visualizzare la cronologia delle versioni.
Elimina una cronologia delle versioni del documento di Google Documenti
Se desideri cancellare completamente la cronologia delle versioni di un documento di Google Docs, dovrai farne una copia. Ciò rimuoverà le versioni precedenti salvate del file, lasciando disponibile solo la versione corrente a tutti i visualizzatori e gli editori.
Da una cartella di Google Drive
Per fare ciò, apri la cartella di Google Drive contenente il tuo documento. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul documento, quindi selezionare l’opzione “Crea una copia”.
Una copia del documento (con “Copia di” aggiunto al nome del file) apparirà nella cartella dei documenti.
Nel documento di Google Docs
Puoi anche creare una copia direttamente nel tuo documento Google Documenti. Per fare ciò, apri il documento e seleziona File> Crea una copia per duplicare il documento.
Nella casella “Copia documento”, fornire un nuovo nome file e una nuova posizione per il file duplicato.
Se desideri copiare commenti o suggerimenti o condividere il file con gli stessi utenti dell’originale, assicurati di selezionare le caselle di controllo appropriate sotto il menu a discesa “Cartella”. Quando sei pronto, fai clic su “OK” per copiare il file.
Dopo aver confermato le opzioni, verrà visualizzata una copia del file nella cartella dei documenti selezionata.
Se desideri copiare una determinata versione di un documento ed eliminare tutte le altre versioni, inizia aprendo il documento Google Docs. Quindi, fare clic su File> Cronologia delle versioni> Visualizza cronologia delle versioni per visualizzare la cronologia delle versioni del documento.
- In alternativa, seleziona il link “Ultima modifica“, visibile accanto all’opzione “Guida”. Questo sarà visibile solo per gli utenti con accesso “Editor” a un documento.
- Nel menu “Cronologia versioni“, fai clic sull’icona del menu a tre punti accanto a una voce nel pannello sul lato destro.
- Dal menu a discesa, seleziona l’opzione “Crea una copia“.
- Nel menu “Copia versione“, conferma dove desideri salvare il file copiato e fornisci un nuovo nome file.
- Seleziona la casella di controllo “Condividi con le stesse persone” per condividere il file con gli stessi utenti (se lo desideri). Fare clic su “OK” per eseguire la copia.
La versione del file copiato verrà salvata nella cartella selezionata.