Gli utenti nuovi di macOS Mail troveranno cinque funzionalità che aiutano a massimizzare il programma di posta elettronica di Apple. Per decenni, ho utilizzato una varietà di client di posta elettronica e devo ancora trovare un’alternativa che offra prestazioni più affidabili e robuste. Vorrei solo che queste cinque funzionalità fossero state disponibili quando ho utilizzato per la prima volta un Mac per affari a partire dagli anni ’90.
1. Crea caselle di posta intelligenti
Le cassette postali intelligenti sono proprio questo: cassette postali progettate per ordinare i messaggi in modo intelligente. È possibile creare caselle di posta intelligenti per argomenti dei clienti, newsletter, elenchi di indirizzi, mittenti specifici, account di posta individuali e altro. Con le cassette postali intelligenti, accedere alla posta dedicata a queste origini specifiche è semplice e veloce.
La creazione di una casella postale intelligente richiede solo un momento:
- Da macOS Mail, fai clic su Cassetta postale dalla barra dei menu e seleziona Nuova cassetta postale smart.
- Immettere un nome per la nuova Smart Mailbox.
- Specificare se applicare una o tutte le condizioni configurate.
- Utilizzando il menu a discesa fornito che per impostazione predefinita è Da, specificare se la casella di posta intelligente deve raccogliere i messaggi da mittenti specifici, utilizzando le date, in base all’oggetto o utilizzando una delle molte altre opzioni fornite.
- Dal menu a discesa successivo che per impostazione predefinita è Contiene, specificare se i parametri immessi devono contenere, iniziare o utilizzare un’altra impostazione fornita.
- Inserisci testo libero nell’ultima casella.
- Aggiungi parametri aggiuntivi, se necessario, utilizzando l’icona + fornita.
- Specificare se i messaggi nel Cestino devono essere inclusi nella Smart Mailbox.
- Specificare se i messaggi all’interno della cartella Inviati devono essere inclusi nella Smart Mailbox.
- Rivedere le impostazioni, confermare che siano corrett e fare clic su OK.
2. Massimizza la posta indesiderata
Il filtro della posta indesiderata di Mail aiuta a instradare la posta indesiderata nella cartella Posta indesiderata. Tuttavia, l’opzione di filtraggio della posta indesiderata non è abilitata per impostazione predefinita. Per abilitare il filtro della posta indesiderata, da Mail fare clic su Posta dalla barra dei menu, selezionare Preferenze, evidenziare la scheda Posta indesiderata e selezionare Abilita filtro posta indesiderata-
Utilizzando le impostazioni fornite, puoi scegliere di contrassegnare la posta come posta indesiderata ma lasciarla nella Posta in arrivo, spostare la posta indesiderata nella cartella Posta indesiderata o eseguire azioni personalizzate. È inoltre possibile specificare i tipi di messaggi esenti dal filtraggio della posta indesiderata utilizzando le caselle di controllo fornite.
Poiché il reclamo numero uno per e-mail è dover navigare nei messaggi non richiesti, dedicare solo un momento per abilitare il filtro della posta indesiderata è un investimento saggio.
3. Sfrutta la funzione di annullamento dell’iscrizione di Mail
Quando Mail riconosce i messaggi come invii di massa, il programma aggiunge un collegamento Annulla iscrizione in alto a destra nell’e-mail. Se ti sei già iscritto a una newsletter o non hai mai richiesto tali messaggi, approfitta del link Annulla iscrizione di Mail per interrompere la ricezione di posta indesiderata.
4. Usa le conversazioni
Sebbene non sia esclusivo di macOS Mail, Conversazioni è una funzionalità che, se abilitata, raggruppa tutte le e-mail all’interno di un thread specifico. Con le conversazioni, invece di dover eseguire il root attraverso più messaggi o individuare le e-mail correlate, il messaggio originale e le risposte vengono raggruppati insieme, semplificando sia la posta in arrivo che la gestione delle informazioni.
Se Conversazioni è disabilitato, abilita la funzione facendo clic su Visualizza dalla barra dei menu da Mail e seleziona Organizza per conversazione. Dal menu Visualizza, puoi anche evidenziare le conversazioni e comprimere o espandere tutte le conversazioni, una funzionalità che potrebbe tornare utile quando si ordina un gran numero di messaggi o si ordinano le visualizzazioni all’interno dell’app.
5. Specifica i VIP
Ad essere sinceri, alcuni messaggi sono più importanti di altri. Un promemoria per il cambio dell’olio dal tuo centro di assistenza auto locale può rivelarsi utile, ma i messaggi dei clienti chiave o del tuo supervisore immediato in genere risaltano perché richiedono un’attenzione più immediata. macOS Mail è in grado di individuare e visualizzare tali messaggi. Tutto quello che devi fare è specificare i VIP, i cui messaggi successivi verranno quindi evidenziati all’interno delle cassette postali intelligenti, delle cartelle di posta e della Posta in arrivo.
Impostare i VIP è facile: fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi mittente all’interno di un’e-mail e seleziona Aggiungi a VIP. Rimuovere i VIP è altrettanto semplice; fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi mittente e scegliere Rimuovi da VIP.
Una volta impostati i VIP, i messaggi dei VIP verranno contrassegnati con una stella d’oro. Mail inserirà anche tutti questi messaggi nella cartella VIP, aiutandoti a non perdere un altro messaggio importante.
Sommario
Se sei come la maggior parte dei professionisti, ogni giorno dedichi molto tempo all’elaborazione della posta elettronica. Sfruttare queste cinque funzionalità di posta richiede il minimo sforzo mentre si pagano i dividendi per sempre, una combinazione sempre vincente.