Excel è uno strumento incredibilmente utile per lavorare con grandi quantità di dati. Tuttavia, trovare e implementare le formule giuste a volte può essere un’esperienza complessa e frustrante. Fortunatamente, ChatGPT può essere un’ottima risorsa per aiutare a superare queste sfide.
Con l’aiuto di questo modello di linguaggio AI, puoi chiedere assistenza per problemi relativi a Excel, creare formule e ricevere risposte in tempo reale per ottenere il massimo da Excel. In questo articolo, esploreremo alcuni modi efficaci per utilizzare ChatGPT in Excel e scopriremo come può migliorare la tua esperienza di analisi dei dati.
1. Usa ChatGPT per creare e implementare formule
Creare o trovare le formule di Excel giuste può essere complicato e richiedere molto tempo. Inoltre, se la formula contiene un errore, può produrre risultati errati, che possono essere ancora più complicati da correggere.
Per evitare tutto questo fastidio, puoi chiedere a ChatGPT di creare formule per te, in base ai dettagli specifici di ciò che vuoi che faccia la tua formula. Puoi chiedere al chatbot di suggerire formule in base alle attività da svolgere oppure puoi chiedere indicazioni su una formula che già possiedi.
Per iniziare, elenca i requisiti di base per la formula. Questo può includere un campione del tuo foglio di calcolo e una descrizione dell’attività che desideri completare. Fatto ciò, puoi chiedere a ChatGPT di creare la formula. Ciò può includere l’utilizzo di un generatore di formule/funzioni o l’aggiunta manuale della formula al foglio di calcolo.
Ecco un esempio: avevamo un foglio di calcolo che contiene dati sulle vendite di diversi prodotti in diverse città e volevamo calcolare le vendite totali per ciascun prodotto. Abbiamo inserito tutti i dettagli necessari in ChatGPT e gli abbiamo chiesto di calcolare le vendite del prodotto A.
Ecco come ha risposto:
Abbiamo seguito i passaggi esatti nel nostro foglio di calcolo Excel e la formula ha calcolato accuratamente le vendite totali.
Quando chiedi a ChatGPT di creare formule per te, ci sono alcune cose da tenere a mente:
- Più informazioni dai, meglio è. Assicurati che le tue istruzioni siano chiare e specifiche. Se il foglio di calcolo non è troppo lungo, puoi copiarne il contenuto e fornirlo al chatbot per una risposta più accurata. Abbiamo anche parlato di come scrivere efficaci prompt ChatGPT per le migliori risposte nella nostra guida precedente, a cui puoi fare riferimento a questo scopo.
- Ricontrolla la formattazione e la sintassi delle formule create da ChatGPT. Se uno di questi non è corretto, Excel restituirà un errore.
- Ricontrolla sempre i risultati per garantire la precisione. Sebbene ChatGPT possa creare formule per te, ha anche alcune limitazioni. È meglio testare la formula su un piccolo campione di dati per assicurarsi che produca risultati accurati.
Tenendo presente questi punti, puoi utilizzare il chatbot in modo più efficace e con maggiore sicurezza per superare eventuali timori che potresti avere nel lavorare con i fogli di calcolo.
2. Usa ChatGPT per creare macro
Le macro sono un insieme di istruzioni che indicano a Excel di eseguire determinate attività in un determinato ordine. Ciò significa che le macro consentono di registrare un insieme specifico di azioni e quindi eseguirlo successivamente con un solo clic, senza dover scrivere manualmente il codice ogni volta.
Tuttavia, la creazione di macro in Excel può essere un po’ scoraggiante, soprattutto se non si ha familiarità con la programmazione o VBA. Fortunatamente, ChatGPT può aiutarti in questo processo fornendo indicazioni e consigli utili.
Diamo un’occhiata a un esempio. Abbiamo un foglio di calcolo dei dati di vendita con le seguenti colonne:
- Nome dipendente
- Regione
- Trimestre
- Vendite totali
Vogliamo creare un filtro che visualizzi le vendite totali effettuate nel primo trimestre per la regione Nord. Lo abbiamo descritto a ChatGPT e creato una macro per questo, come mostrato di seguito:
Una volta che hai la macro richiesta, implementiamola ed eseguiamola:
- premi il Alt + F11 tasti sulla tastiera per aprire Visual Basic Editor.
- Nella finestra seguente, vai a Inserire > Modulo.
- Qui, inserisci il codice che hai copiato da ChatGPT in precedenza.
- Chiudere la finestra di dialogo e fare clic su File > Salva come.
- Espandi il menu a discesa Salva come e scegli Cartella di lavoro con attivazione macro di Excel.
- Clic Salva per salvare il file macro.
- Ora, torna al tuo foglio di lavoro e vai al file Sviluppatore scheda.
- Clicca su Macro e scegli FiltroDati dalla lista.
- Infine, colpisci Correre.
Questa macro filtrerà ora i tuoi dati per mostrare solo le vendite per la regione target.
3. Usa ChatGPT per automatizzare l’invio di email
Quando si gestisce un team numeroso, l’automazione di attività come l’invio di e-mail può essere un vero toccasana. Excel offre vari metodi per automatizzare l’invio di e-mail, il che è particolarmente utile quando si invia regolarmente un’e-mail a un gruppo di persone con dettagli simili. Inoltre, l’incorporazione di ChatGPT può semplificare ulteriormente il processo di automazione della posta elettronica per la massima efficienza.
Il modo più semplice per farlo è chiedere a ChatGPT di creare una macro VBA pertinente. Questo metodo è abbastanza simile ai passaggi che abbiamo già descritto sopra. Diamo una rapida occhiata a un esempio.
Supponiamo di avere un elenco di indirizzi e-mail per l’alta dirigenza della nostra azienda e di dover inviare loro il rapporto sui ricavi per il primo trimestre tramite e-mail. Ecco come chiederemo a ChatGPT di creare una macro VBA.
Una volta ottenuta la macro, salveremo il modulo e lo eseguiremo seguendo i passaggi sopra descritti. Così semplice! Oltre a questi tre metodi che abbiamo elencato sull’utilizzo di ChatGPT in Excel, puoi anche utilizzare il chatbot per analizzare e visualizzare i dati in Excel con l’aiuto di strumenti come Grafici e Data Analysis Toolpak. Puoi chiedere a ChatGPT di spiegare come utilizzare questi strumenti in modo efficace.
Inoltre, puoi utilizzare ChatGPT per risolvere i problemi in Excel fornendo i dettagli dell’errore riscontrato. Mentre ci sono un certo numero di cose che ChatGPT non può ancora fare in Excel, è un ottimo strumento che può aiutarti a diventare un professionista del foglio di calcolo.
ChatGPT in soccorso
ChatGPT è una risorsa preziosa per ottenere il massimo da Excel. Puoi usarlo per creare nuove formule, ottenere assistenza per eventuali errori del foglio di calcolo e persino acquisire nuove competenze chiedendogli di spiegare come funzionano determinate funzionalità. Se usato correttamente, può aiutarti a massimizzare la produttività di Excel e superare qualsiasi paura del foglio di calcolo che potresti avere.